Существует две основные разновидности благодарственных писем: письма, предназначенные для других организаций, и письма, предназначенные для сотрудников собственной организации. Также стоит упомянуть благодарственные письма клиентам за покупку/заказ и благодарственное письмо работодателю, отправляемое после собеседования. Однако чаще всего приходится сталкиваться именно с первыми двумя типами писем.
Первая разновидность писем необходима для поддержания положительного имиджа компании, сохранения хороших отношений с партнерами. Также благодарственное письмо можно отправить в качестве ответа на приглашение на мероприятие или полученное поздравление. А благодарственные письма для собственных сотрудников — это разновидность поощрения.
Не существует строгих требований к тексту благодарственного письма, степень его официальности зависит от ситуации. В благодарственном письме можно позволить себе выразить больше эмоций, чем в обычной деловой переписке (разумеется, не опускаясь до панибратства). Однако все же существуют определенные правила, по которым составляется такое письмо.
Так, благодарственные письма партнерам составляются на фирменном бланке. Для писем сотрудникам можно использовать типографские бланки для благодарственных писем, продаваемые в канцелярских магазинах. Однако не покупайте бланки с уже напечатанным текстом, в который нужно лишь вписать имя: текст письма нужно составить самостоятельно, иначе грош цена такой благодарности.
Структура благодарственная письма следующая. Начинается оно с шапки, в которой указывается адресат — организация или персона. После шапки следует уважительное обращение, которое может быть конкретизированным (при обращении к определенному человеку) или обобщенным (при обращении к группе людей или организации, например, «Уважаемые коллеги!»).
За обращением следует непосредственно текст письма. Он должен занимать не больше одной страницы, так как благодарственные письма иногда заключают в рамку и вешают на стену рядом с дипломами, сертификатами и т. п. Да и вообще, в деловой переписке ценится краткость: хорошим тоном считается не отнимать у адресата слишком много времени.
Начните письмо с текста самой благодарности. При этом можно использовать такие формулировки: «Позвольте выразить искреннюю признательность за...», «Выражаю глубокую благодарность за...», «Выражаю Вам слова искренней благодарности за...».
Желательно не ограничиваться словами «...благодарность за оказанную помощь/взаимное сотрудничество», а несколько подробнее расписать, чем именно адресат вам помог и какие его качества оказались особенно важными. Напишите, насколько ценными оказались услуги адресата, насколько качественно он сработал и т. п.
После этого нужно выразить надежду на дальнейшее плодотворное сотрудничество (если письмо адресовано партнерам) либо пожелать успешного выполнения обязательств на таком же высоком профессиональном уровне (если письмо адресовано сотрудниками). Партнерам можно дополнительно пожелать успехов в бизнесе, экономической стабильности и т. п.
В конце письма обязательно указывается информация об отправителе. Письма, адресованные партнерам, отправляются от имени человека, занимающего в компании высшую руководящую должность. Следует указать фамилию, имя и отчество отправителя, а также его должность. В левом нижнем углу письма ставится дата и подпись отправителя.
Вы можете составить примерный шаблон благодарственного письма, для того чтобы не приходилось каждый раз вспоминать его структуру, однако текст каждого письма должен быть индивидуальным, в нем должны упоминаться факты и события, актуальные для данной конкретной ситуации. Шаблонная благодарность, сформулированная общими фразами, ничего не стоит.
Благодарственное письмо может показаться формальностью, но именно из таких, казалось бы, мелочей складывается имидж делового человека и целой организации. Поэтому написанием благодарственных писем пренебрегать не стоит, если вы дорожите своей репутацией в деловых кругах.
