Традиция деловой переписки соискателей и работодателей пришла к нам с Запада. Письма соискателя работодателю не только помогают сэкономить время, но и позволяют рекрутеру оценить ряд качеств соискателя, начиная грамотностью и заканчивая навыками деловой переписки. В зависимости от этапа общения работодателя с соискателем выделяют различные разновидности писем.
Пробное письмо (prospecting letter)
Пробное письмо соискатели пишут в том случае, если они заинтересованы работой в конкретной компании, однако не уверены, имеются ли в данный момент открытые вакансии (либо знают о вакансии из неофициальных источников, а в общем доступе компания эту информацию еще не размещала).
Начинается пробное письмо, как и любое другое, с обращения к адресату. Если вы пишете в крупную компанию, не нужно отправлять письмо сразу генеральному директору — вряд ли он его прочтет. Адресуйте ваше послание в отдел кадров либо начальнику того отдела, в который вы хотите устроиться.
В начале письма расскажите, откуда вы узнали о возможности работы в компании и чем именно вас заинтересовала деятельность работодателя. Затем вкратце отметьте собственные качества, навыки и достижения, которые могут быть полезны работодателю.
Пробное письмо — это не автобиография и не резюме, не нужно делать его слишком подробным. Если потенциальный работодатель заинтересуется вами, он сам попросит рассказать о себе подробнее или прислать резюме. Слишком длинное письмо с большой вероятностью отправится в корзину.
В конце письма поблагодарите за внимание к вашему письму и обязательно оставьте контакты для связи с вами.
Сопроводительное письмо (cover letter)
Сопроводительное письмо отправляется вместе с резюме на открытую вакансию. Такие письма можно разделить на две категории: сопроводительные записки и собственно письма. Сопроводительная записка — это скорее формальность и дань вежливости, она нужна для того, чтобы не отправлять работодателю пустое электронное письмо с приложенным к нему резюме. А вот полноценное сопроводительное письмо (если оно грамотно составлено, конечно) может повысить ваши шансы быть приглашенным на собеседование.
Задача сопроводительного письма — объяснить рекрутеру, почему вы откликнулись на данную вакансию, и обратить его внимание на самые важные моменты в вашем резюме. Резюме для разных компаний обычно составляется по стандартному образцу, а вот сопроводительное письмо нужно индивидуализировать под конкретного работодателя.
О том, как написать сопроводительное письмо, мы уже рассказывали. Напомним лишь о том, что оно должно быть кратким и емким; не нужно дублировать в письме все то, что вы указали в резюме. В отличие от резюме, сопроводительное письмо нужно отправлять в теле электронного письма, а не в виде присоединенного файла.
Благодарственное письмо (thank you note)
Благодарственное письмо можно отправить работодателю после собеседования. Его задача — усилить положительное впечатление о вас и сгладить негативные моменты собеседования, если таковые были. Кроме того, в этом письме можно сообщить важную на ваш взгляд информацию, которую вы не успели или забыли обсудить в ходе собеседования.
Само название «благодарственное письмо» говорит о том, что в начале письма вы должны первым делом поблагодарить интервьюера за потраченное на вас время. Не забудьте в своей благодарности указать дату интервью и вакансию, на которую вы претендовали: при большом количестве соискателей без этой информации вас могут сразу и не вспомнить.
Дальше можно еще раз подчеркнуть вашу заинтересованность в вакансии и вкратце упомянуть о ваших достоинствах. Однако здесь важно не переборщить: работодатель не должен думать, будто вы пытаетесь им манипулировать. Если вы на интервью показали себя не с лучшей стороны, никакое письмо этого не изменит.
Если вы решили отправить письмо работодателю после собеседования, делать это нужно как можно быстрее: уже через три дня после собеседования (возможно, что и раньше) никакого толка от него не будет.
Письма о принятии предложения или отказе от вакансии (acceptance letter, rejection letter, withdrawal letter)
Если работодатель в письменном виде сообщил вам о том, что вы приняты на работу, нужно отправить ему письмо о согласии (acceptance letter). В таком письме нужно сообщить о том, что вы подтверждаете принятие предложения, указав полное название вакансии, а также дату, с которой вы приступите к работе. Такое письмо — не только дань вежливости. Оно четко фиксирует окончательную договоренность между вами и работодателем.
Withdrawal letter и rejection letter — это письма об отказе от позиции. Обычно необходимость написать такое письмо возникает в том случае, если соискатель получил более выгодное предложение или передумал устраиваться на работу в данную компанию по какой-либо другой причине.
Withdrawal letter отправляется до того, как работодатель успел сделать предложение о работе, а rejection letter — это отказ от уже сделанного предложения. В обоих случаях отказывать работодателю нужно аккуратно и уважительно: кто знает, может, ваши пути еще пересекутся. Поблагодарите работодателя за потраченное на вас время, вкратце объясните причины отказа и четко откажитесь от вакансии.
Правильное ведение переписки с работодателем повышает ваши шансы устроиться на желаемую работу. Письмами об отказе от вакансии пренебрегать тоже не стоит: расставшись с потенциальным работодателем на позитивной ноте, вы укрепите свою положительную репутацию в деловых кругах.
