Докладные записки пишут не только для того, чтобы пожаловаться на поведение сотрудника. На самом деле есть три вида докладных записок: информационная, инициативная и отчетная. Отчетные докладные записки составляют для того, чтобы информировать руководителя о произошедших на работе изменениях. Информационная докладная записка предоставляет руководителю информацию о том, как именно проходит работа. Такой вид докладных составляют регулярно. А вот инициативная докладная записка составляется с целью побудить руководителя или внешнее должностное лицо к действиям, относящимся к одному из сотрудников.
По своей структуре докладная очень похожа на служебную записку, но есть небольшая разница. Докладные записки пишут от нижестоящего лица вышестоящему, в то время как служебные — от сотрудника или руководителя одного подразделения работнику, который занимает равнозначную по статусу должность в другом подразделении.
Докладные записки пишут по самым разным причинам, например, появление на работу в нетрезвом виде, хамство, оскорбление сотрудником, прогул, невыполнение трудовых обязанностей. При этом составить докладную на сотрудника можно как самостоятельно, так и от всего коллектива. В случае коллективной записки требование должно быть одно на всех. Если каждый сотрудник коллектива хочет выразить свои претензии, то он должен от себя составить докладную записку.
Как написать докладную на сотрудника
Докладную записку пишут на обычном листе бумаги, если она предназначена руководителю. Если докладная носит внешний характер, тогда ее оформляют на служебном бланке компании, в которой вы работаете.
В правой верхнем углу листа в дательном падеже пишут должность адресата, его фамилию и инициалы. Далее указывают, от кого исходит эта записка (должность, фамилия и инициалы). Посредине бланка находится наименование документа, т. е. «Докладная записка».
Основной частью деловой записки является текст, который пишут в произвольном характере, но обязательно в деловом стиле. В первом абзаце изложите суть проблемы. Начать предложение можно так: «Довожу до Вашего сведения, что...». Далее опишите то, что случилось. Старайтесь писать кратко и четко, чтобы в одном-двух предложениях отобразить суть проблемы, и как она повлияла на трудовой процесс (например, было сорвано подписание договора, выход из строя техники и т. п.).
Во втором абзаце следует предложить руководителю наказать провинившегося. Только предложение выносят не в приказном порядке, и уж тем более не пишите, как следует поступить с сотрудником. Руководитель сам решит, какие меры взыскания использовать, возможно, это будет строгий выговор, лишение премии и даже увольнение (в случае систематического невыполнения своих обязанностей или прогулов). Предложение о наказании провинившегося сотрудника можно начать такими словами: «Прошу наложить дисциплинарное взыскание на (фамилия и инициалы сотрудника)» или же «Прошу Вас применить к (фамилия и инициалы сотрудника) меры дисциплинарного воздействия, так как...», «Прошу рассмотреть вопрос о наложении на (фамилия и инициалы сотрудника) дисциплинарное взыскание» или же «Прошу рассмотреть вопрос о привлечении (фамилия и инициалы сотрудника) к дисциплинарной ответственности».
После окончания основного текста служебной записки поставьте подпись с указанием вашей должности, фамилию и инициалы. Теперь распечатанную или написанную от руки докладную на сотрудника можно отправлять руководителю.
