Раньше деловые письма писали только на бумаге, сегодня же часто допустима переписка по электронной почте. Этикет электронных деловых писем рассматривать не будем, ведь он строится на ведении обычной переписки. Давайте же рассмотрим особенности делового письма.
У каждой организации должен быть свой бланк, на котором печатают и отправляют все письма. Относитесь к оформлению письма с особенной тщательностью, так как ошибки не допускаются. Заметьте, что от бланка во многом зависит тон письма. Так, чем строже бланк, тем более официальной должна быть манера написания.
Перед тем как составить деловое письмо, вам надо продумать его вид. Это может быть сопроводительное письмо, презентация, письмо-заказ, письмо-отказ, извещение, гарантийное письмо. Видов писем есть очень много, поэтому и содержание их будет меняться. Но для всех них действует одно правило: текст письма должен быть лаконичным и доступным читателю, без различных сокращений, принятых внутри вашей организации, и частого употребления терминологии.
Следует обратить внимание на структуру письма. Абзацы письма не должны быть слишком длинными, чтобы из них можно было уловить суть. Величину абзацев можете регулировать самостоятельно в зависимости от излагаемых мыслей. Но все же постарайтесь, чтобы первый и последний абзацы не содержали более четырех строк. Абзацы внутри письма должны быть не длиннее восьми строк.
При подготовке документации желательно использовать шрифт Times New Roman, который привычен всем. Если вашей компанией установлено использование другого шрифта для деловых писем, тогда надо использовать именно его.
Порядок делового письма
Особое внимание надо уделить структуре делового письма. Есть принятые правила деловых писем, нарушать которые нельзя. В каждом деловом письме структура всегда одинакова:
- наименование организации отправителя;
- дата написания письма;
- адрес получателя с указанием конкретного человека, которому письмо предназначено;
- вступительное обращение к корреспонденту;
- указание цели или темы письма;
- основной текст;
- заключение;
- подпись отправителя.
Со многими частями структуры делового письма, такими как наименование организации отправителя, основным текстом и заключением, все понятно. Следует более подробно обговорить некоторые другие поля.
Указание цели или темы письма
Тема или цель письма — это обязательный атрибут. Только так получатель письма сможет быстро узнать, о чем будет идти речь. В этом поле очень важно соблюдать допустимые языковые конструкции. Конструкции должны быть лаконичными и простыми, ничего лишнего, например «о поставке...», «касательно...», «по вопросу о...».
Вступительное обращение к корреспонденту
Письмо всегда начинается со слов, которые зависят от степени близости с адресатом, например, «Уважаемый» или же «Дорогой». Различные обращения, такие как «господин», «госпожа», «заместитель директора» и др. нельзя сокращать. Сокращение может показать, что вы неуважительно относитесь к получателю. Даже если вы в хороших отношениях с получателем письма и в жизни общаетесь на «ты», в деловом письме допускается обращение только на «Вы».
Заключение
Каждое деловое письмо требуется правильно закончить. Поставить одну лишь подпись считается неприемлемо. Перед ней обязательно должна быть фраза «Искренне Ваш» или же «С уважением». Все снова зависит от степени близости с человеком, кому письмо предназначено.
И последнее: деловая переписка по почте предполагает, что не на каждое письмо надо отвечать. Так, если вам пришло письмо-презентация, вы вовсе не обязаны отвечать на него. Ответ будет в случае, если вы заинтересованы в приобретении товара или услуги, указанной в письме. На все остальные деловые письма вы обязаны ответить в течение 10 дней с момента их получения.
