Причины, по которым работодатель может попросить сотрудника написать объяснительную записку, могут быть самыми разными. Это может быть сопроводительное приложение к документу, которое содержит объяснения его отдельных элементов, но чаще всего под объяснительной подразумевают документ, составленный работником и объясняющий его дисциплинарное нарушение, проступок, невыполнение плана или какой-то другой факт.
Работник может отказаться писать объяснительную, но в таком случае работодатель будет иметь право составить акт об отказе и сможет на законных основаниях взыскать с работника определенный штраф.
Просьба написать объяснительную не означает автоматически, что именно вы окажитесь в итоге в чем-то виновным и за этим последует дисциплинарное или материально взыскание. Вполне возможно, что работодатель хочет детально разобраться в произошедшем инциденте, расставить все акценты и сделать выводы. В таком случае даже если и есть провинность работника, есть шанс изложить всю информацию детально и привести смягчающие факты своей вины. Объяснительная записка — это не обвинительный или оправдательный документ. Она должна лишь официально фиксировать ваше видение или трактовку того или иного события.
Прежде чем приступать к написанию объяснительной записки, нужно успокоиться и отойти от переполняющих вас эмоций, если такие присутствуют. Важно быть максимально объективным, выражать мысли покороче, использовать только чистую деловую речь и следовать канцелярским штампам, чтобы избежать двойственного истолкования событий. Не стоит указывать в объяснительной какие-то эмоциональные фразы, например, что с вами несправедливо поступили. Лучше не придумывать ничего лишнего, изложить все факты без обмана и признать свою вину. В тексте объяснительной укажите, что действовали в соответствии со сложившейся ситуацией.
Если в произошедшем нет вашей вины, необходимо составить убедительный и содержательный пояснительный текст, доказывающий вашу непричастность. Если же в случившемся были замешаны и другие сотрудники, важно быть сдержанным и объективным. Худшим вариантов в таком случае станет отрицание своей вины и перекладывание ее на коллег, а лучшим — указание объективных причин, которыми был вызван инцидент. К объяснительной записке можно добавлять все имеющиеся у вас документы, которые доказывают или объясняют причины произошедшего, и указывать в тексте их наличие.
Есть определенные требования и к оформлению объяснительной записки. Так, в ней должно быть указано название организации, должность, фамилия, имя и отчество должностного лица, к которому направлена записка, наименование документа («Объяснительная записка»), заголовок к тексту («Касательно ...», «О ...»), текст объяснения, фамилия, имя, отчество и подпись составителя, а также дата составления записки и номер ее регистрации.
Текст объяснительной записки в идеале должен занимать от половины до целого листа формата А4, но объяснение не должно превышать 1,5 листа такого формата. Лучше, если объяснительная записка будет составлена не от руки, а напечатана. Рукописный текст может легко выдать ваше волнение, к тому же руководящему лицо, которому будет направлена записка, будет намного легче читать печатный текст.
