Коммерческое предложение представляет собой документ, в котором одна сторона четко и доходчиво описывает все условия и выгодные стороны сделки, что предлагает заключить другой. Кажется, что все предельно просто: описываете достоинства фирмы и выгоды, которые получит другая сторона от сделки, и предлагаете клиенту сразу же заключить договор. Но на деле неправильно или шаблонно составленное коммерческое предложение не будет рассмотрено с должным интересом и станет наполнением мусорной корзины.
Типы коммерческих предложений
- Персонифицированное коммерческое предложение рассчитано на конкретного человека. Такие предложения зачастую готовятся для потенциального заказчика или покупателя, с которым уже вступили в контакт представители вашей компании. Перед составлением персонифицированного коммерческого предложения вы должны точно знать, чем вы можете быть полезны клиенту и на какие аспекты вашего предложения стоит обратить его внимание. Если вы предлагаете свои услуги или товар крупной фирме, будьте готовы к тому, что руководство этой фирмы очень часто принимает коммерческие предложения от конкурентов.
Персонифицированное предложение должен составлять специалист по рекламе вместе с менеджером по продажам или торговым агентом. Если коммерческое предложение отправляется важному клиенту, то специалист по рекламе должен составлять его вместе с коммерческим директором.
Персонифицированное коммерческое предложение должно обязательно содержать:
– фамилию, имя, отчество получателя, а также его должность;
– дату отправки коммерческого предложения и сроки его действия;
– описание выгодных сторон предложения и того, какие проблемы потенциального клиента оно сможет решить;
– основные параметры сделки, цену вопроса, условия поставок, сроки и т. д. - Неперсонифицированное коммерческое предложение рассчитано для рассылки потенциальным заказчикам по почте, а также для вручения при первой встрече с клиентом. Такое предложение отсылается и клиентам, которые не особо заинтересовались вашими услугами во время телефонного разговора, но разрешили выслать коммерческое предложение для ознакомления. Основной целью такого предложения будет заинтересовать заказчика и побудить его вступить с вашей компанией в деловой контакт. Именно поэтому неперсонифицированное коммерческое предложение не будет содержать определенных условий сделки, но будет демонстрировать возможности компании.
Структура коммерческого предложения
- Заголовок коммерческого предложения должен содержать в минимальном количестве слов максимально интригующую и завлекающую информацию. Подберите красивый шрифт и добавьте красок, но в пределах разумного.
- Лид — это вступительный абзац. Здесь стоит описать проблему клиента, которую ваша компания на выгодных для потенциального заказчика условиях решит в кратчайшие сроки. Чем грамотнее вы опишете эту проблему и чем радикальнее будет ваше средство ее решения, тем больше шансов, что на ваше коммерческое предложение откликнутся.
- Описание сути коммерческого предложения стоит изложить в двух-трех предложениях, описывая методы решения проблемы клиента. Не стоит вдаваться в очень детальные подробности, их можно будет описать и в приложении к коммерческому предложению.
- В информации о компании укажите, сколько лет ваша компания занимается определенной деятельностью и какие вопросы и проблемы клиентов вам приходилось решать. Опишите кратко ваши инновационные технологии в работе. Можно также упомянуть о благодарных клиентах, которые уже оценили преимущества предоставляемых вами услуг.
- Побуждение — это часть коммерческого предложения, где вы напоминаете клиенту, что если он обратится за помощью в решении его проблемы именно к вам и как можно скорее, то его проблема будет очень выгодно решена без особых потерь.
- В конце коммерческого предложения укажите все возможные контактные данные: фамилию, имя, отчество и должность контактного лица, электронный адрес, физический адрес, номера телефонов, скайп и др.
Общие правила составления действенного коммерческого предложения
Стандартный размер коммерческого предложения не должен превышать станицы А4. Не пренебрегайте доступными возможностями форматирования: подзаголовки, списки, изменение шрифта — все это поможет выделить важные моменты. Избегайте фраз типа «Мы решим все ваши проблемы...» или «Не оставляйте без внимания наше предложение», а лучше дайте клиенту возможность самому с вами связаться и уточнить заинтересовавшую информацию. Если вы будете отсылать ваше коммерческое предложение по электронной почте, не пишите в теме письма «Коммерческое предложение», так как у клиента сразу пропадет желание читать такое письмо.
