Служебная записка, как и другие виды записок, относится к информационно-справочной документации, но при этом носит лишь вспомогательный характер. Более того, в делопроизводстве даже нет такого понятия, как «служебная записка», поэтому и ее четкая структура не регламентирована правилами. Правда, на деле служебными записками пользуются невероятно часто.
Служебными записками пользуются в том случае, если требуется донести информацию до сведения другого сотрудника или же начальника подразделения или же решить какой-то вопрос. При этом служебные записки отправляют только сотруднику или начальнику, который занимает равную с адресантом позицию. Такими образом общение при помощи служебной записки происходит на горизонтальном уровне.
Не путайте служебную записку с докладной. Докладную записку пишут от нижестоящего лица вышестоящему с целью дать информацию о делопроизводстве и ввести в курс происходящих событий.
Следует учитывать, что текст служебной записки никогда не содержит распоряжений, не обязывает к чему-то. Но одновременно с этим именно служебные записки инициируют принятие решений или же помогают выбрать определенный метод управленческой деятельности. Довольно часто служебные записки просто принимают к сведению и не более того.
Структура служебной записки
Несмотря на то что служебная записка, как и докладная, пишется в произвольной форме, все же есть общие рекомендации касательно ее вида и структуры. Начнем с «шапки» записки. В левом верхнем углу листа формата А4 указывают отдел, из которого исходит записка. В правом верхнем углу указывают отдел и лицо, кому документ адресован. Здесь в дательном падеже указывают должность, фамилию, имя и отчество получателя.
Слева или же посередине пишут наименование документа «Служебная записка». Служебные записки, в отличие от докладных, обязательно нумеруют и отмечают в специальном журнале, поэтому сразу же после названия документа проставляют дату и номер.
Далее следует заголовок документа, в котором указывают предмет составления служебной записки. После заголовка пишут текст. Его можно разделить на несколько частей. Первый абзац — это описание сложившейся ситуации, второй — конкретная просьба. Также текст служебной записки может содержать еще один абзац, в котором происходит анализ сложившейся ситуации с указанием вариантов ее решения.
Заканчивают служебную записку указанием должности составителя с подписью и расшифровкой подписи (фамилия и инициалы).
Очень часто при составлении служебной записки трудности возникают не с самим оформлением, а с написанием текста. Например, когда требуется служебная записка на повышение заработной платы, то в тексте документа указывают режим работы сотрудника, его текущий оклад, надбавку по приказу и надбавку по договору. Далее указывают тот оклад, которые желательно установить, с учетом надбавки по приказу и по договору. Чтобы обращение адресанта не было голословным, то в служебной записке также обосновывают необходимость повышения оклада.
Случается, что требуется служебная записка на сотрудника, например, выход на работу в выходной день, предоставление списка сотрудников для участия в семинаре, отправление на повышение квалификации и т. п. Тексты таких записок будут разными, но так как обращение формируют в свободной форме, то начинать его можно по-разному, например, «В связи с...», «Предоставляем список...», « На основании...» и т. п.
