Если весь рабочий коллектив состоит всего из 3-5 человек, которые находятся в одном помещении, то особой необходимости в общении с помощью мессенджеров обычно не возникает, ведь любые рабочие темы вполне удобно в данном случае обсудить лично. А вот если речь идет о компании из 10, 20, 50 и более человек или же об «удаленке», то здесь рабочие чаты не просто желательны, а даже нужны.
Вот только часто они используются далеко не столь эффективно, как хотелось бы: в них то никто вообще не отвечает, то «захламляет» общение смешными картинками, мемами и личными фото, то бесконечно переспрашивает, уточняет и все равно не отвечает на конкретно поставленные вопросы. Конечно же, так дело не пойдет, поэтому правила и этикет использования рабочих чатов должны знать все.
Раздельные чаты
Для разных отделов или других структурных подразделений компании должны быть свои рабочие чаты, иначе в общем потоке информации все сотрудники просто «утонут». Общий же чат имеет смысл использовать только для информирования сотрудников по вопросам, касающимся действительно всех.
Рабочие чаты — только для работы
И руководители, и подчиненные должны знать, что рабочие чаты предназначены для общения по рабочим вопросам. Соответственно, писать в такие чаты следует только в рабочее время и только по делу.
Грамотное и вежливое общение
При написании сообщений в рабочий чат необходимо соблюдать хотя бы элементарные правила орфографии и пунктуации, а также проявлять вежливость по отношению к собеседникам. Это не означает, впрочем, что нужно злоупотреблять вежливыми обращениями и фразами, как правило, достаточно приветствия, выражения благодарности и прощания.
Краткость — сестра таланта
Обычно никто не любит таких собеседников в онлайн-чатах, которые для единого по смыслу информационного сообщения отправляют по 10-20 отдельных сообщений из 1-2 слов или же пишут такие «простыни» текста, что мало у кого хватает терпения прочесть их полностью. Поэтому всем участникам рабочих чатов полезно излагать свои вопросы или аргументы емко, без «воды».
Никаких голосовых
Хотя возможность обмена голосовыми сообщениями является базовой в практически любом мессенджере, в рабочих чатах такими сообщениями лучше не пользоваться. Во-первых, не у всех в нужный момент под рукой могут оказаться наушники для прослушивания аудиосообщения, а во-вторых, на прослушивание голосовых тратится лишнее время, к тому же потом найти озвученную в таких сообщениях информацию будет невозможно.
Важная информация должна быть закреплена
В онлайн-чатах скорость обмена информацией бывает очень высокой, поэтому важные сообщения следует обязательно как-то выделять и закреплять, чтобы их не приходилось затем искать во всей переписке. Обычно соответствующая функция в мессенджере так и называется - «Закрепить сообщение».
Безопасность превыше всего
В рабочих чатах может содержаться конфиденциальная информация, а потому соблюдение правил безопасности имеет огромное значение: администраторские права в чатах должны принадлежать руководителю, уволенных сотрудников следует удалять из всех рабочих переписок, сообщения с паролями не должны долго быть на виду и т. д.
В наши дни мессенджеры и чаты стали неотъемлемой частью жизни, однако нельзя позволять им занимать все ваше время. В рабочих чатах лучше не «дергать» коллег по пустякам, а также лучше не поддаваться искушению реагировать на каждое уведомление о новом сообщении сразу же, отвлекаясь при этом от исполнения прямых обязанностей (если речь не идет о действительно важных и срочных сообщениях).
