Специфика работы некоторых предприятий предполагает выезд сотрудников за границу. Готовясь к ответственной заграничной поездке, обратите внимание на такие бухгалтерские моменты, как документальное оформление командировки, особенности расчета суточных, возмещение расходов на проезд и проживание и многое другое.
Документальное оформление командировки
Документы, которыми вас сопроводят в заграничную командировку, представлены приказом руководителя о направлении в командировку и командировочным удостоверением с сопутствующей отметкой в журнале регистрации.
К заграничной командировке обязательно прилагается «Задание на служебную командировку». В этом документе указываются цель поездки, ее срок, маршрут, условия пребывания за границей. Еще один важный документ — смета командировочных расходов. По ней выдаются суточные, возмещаются расходы на проезд, проживание и прочие нужды. Внимательно проверяйте составленную бухгалтером смету, в случае чего отчитываться за потраченные казенные средства придется вам.
Суточные расходы
Величина суточных расходов зависит от большого количества факторов, в их числе:
- питание и его оплата;
- длительность командировки;
- страна пребывания и особенности пограничного контроля;
- наличие транзитных остановок на пути к месту командировки.
Грубо говоря, под суточными расходами подразумевается тот прожиточный минимум, который предоставляет предприятие откомандированному за границу сотруднику. На их величину в основном влияет оплата питания. Так, если принимающая сторона предоставляет полное трехразовое питание, то величина суточных будет минимальной (не более 35% от общей суммы). Суточные соответственно возрастают при двухразовом, одноразовом питании или отсутствии информации об оплате завтраков/обедов/ужинов. Загрансуточные могут быть выплачены в валюте принимающей страны или в долларах США.
Расходы на проезд
Это статья расходов предполагает:
- бронирование билетов;
- проезд к вокзалу (аэропорту, пристани, автобусной остановке) и обратно;
- проезд к месту командировки и обратно;
- пользование постельными принадлежностями в транспорте (если они не входят в стоимость билета);
- перевозку багажа.
Если специфика деятельности во время командировки предполагает частые перемещения по стране, то руководитель должен указать вид транспорта, на котором вы обязаны перемещаться (например, междугородная электричка). Если такого указания нет, то вы вправе самостоятельно выбирать вид транспорта. Все расходы предприятие обязано возместить. Не забудьте, что по возвращении из командировки вы должны предоставить все проездные билеты, по которым будут посчитаны расходы на проезд.
Расходы на проживание
Расходы на проживание оплачиваются в соответствии с предоставленными вами счетами из гостиницы. В счет могут входить расходы на питание, использование бытовых услуг, которые предоставляет гостиница (стирка, ремонт, глажка одежды, использование холодильника, кондиционера и т. п.).
Если номер в гостинице заранее не забронирован, а на месте оказывается, что в гостинице нет свободных одноместных номеров, вы будете вынуждены поселиться в двух- или трехместном, а соответственно более дорогом номере. Такую форс-мажорную ситуацию лучше заранее обсудить с начальником, а именно, будет ли вам возмещена полная стоимость проживания или только часть расходов, рассчитанная на проживание одного человека.
Кроме расходов на питание, проезд, проживание, предприятие может компенсировать работникам такие расходы, как оплата телефонных счетов, оформление визы и загранпаспорта, уплата комиссионных при обмене валюты, обязательное страхование и другое.
