Неправильно заверенная копия трудовой книжки не будет принята в банке. А это значит, что вам еще раз придется идти в отдел кадров или к директору (если это маленькая фирма) и просить выдать новую копию. Чтобы не тратить свое время, проследите за правильностью заверения трудовой книжки.
Первое, что необходимо сделать — это снять копии с каждого листа трудовой книжки (начиная с первого с личными данными и заканчивая последней записью). Копия каждого листа делается на отдельном листе бумаги формата А4. Размещение двух разворотов трудовой книжки на одном листе бумаги не допускается.
Теперь необходимо заверить каждый лист копии. Делать это уполномочен директор (если фирма маленькая и он выполняет обязанности кадровика) или же начальник отдела кадров. Никакого письменного прошения для заверения копии трудовой подавать нет надобности.
Итак, на каждом листе копии уполномоченное лицо пишет фразу «Копия верна», под ней свою должность, ставит подпись, расшифровывает ее (ФИО) и указывает дату. Также на копии необходимо поставить печать, на которой будут указаны реквизиты предприятия. Очень важно, чтобы печать стояла так, чтобы одна половина была на копи трудовой, а вторая — на чистом листе. Если поставить печать только на копии или же на белой бумаге под ней, то документ не будет принят.
В оформлении последнего листа копии трудовой есть некоторые изменения. В этом случае после фразы «Копия верна» необходимо также дописать «Работает по настоящее время». Далее следует должность, подпись, расшифровка подписи уполномоченного лица и дата заверения копии трудовой книжки.
Бывают случаи, когда трудовую книжку приходится заверять человеку, который больше не работает (уволен или же выходит на пенсию). Как и кто заверяет копию трудовой книжки в этом случае? Весь процесс идентичен тому, что описано выше. Но так как человек не имеет места работы, то придется выполнять заверение сотруднику отдела кадров с последнего места работы. В этом случае на последней странице вместо надписи «Работает по настоящее время» следует указать причину, почему человек не работает.
Не всегда есть возможность заверить трудовую книжку по последнему месту работы. Если предприятие было полностью ликвидировано, тогда необходимо обратиться со своим вопросом к нотариусу.
Как видите, нет ничего сложного в заверении трудовой книжки, но довольно часто бывают неточности. Дело в том, что, согласно нормативным документам, заверение проходит несколько иначе: необходима надпись «Верно», затем указывается должность лица, который заверял копию, его подпись, расшифровка подписи, дата заверения и проставляется печать. При этом все листы копий трудовой необходимо пронумеровать, подшить вместе, шнурок завязать узлом и сверху на него наклеить полоску бумаги, на которой напечатан или написан текст о заверении документа. Кстати, в этом случае также необходим такой текст «Всего в копии пронумеровано и скреплено печатью N листов».
Не удивляйтесь, если в одном банке требуют подшивать все листы копии трудовой, а в другом достаточно лишь надписи «Копия верна» на каждом. Первый вариант заверения копии документа является распространенной практикой, а второй — принят нормативом.
