Составление штатного расписания может быть обязанностью разных структурных подразделений организации. В больших компаниях такой документ составляют сотрудники отдела кадров, а в небольших фирмах штатное расписание составляют, как правило, сотрудники бухгалтерии, руководители отделов или сами предприниматели.
Официальное принятие сотрудников на работу происходит именно согласно штатному расписанию. Это важный нормативный локальный акт, поэтому его составление должно производиться согласно законам и приказам той или иной страны. В России, например, действует унифицированное штатное расписание (унифицированная форма Т-3). Эта форма обязательная для компаний любого вида деятельности. Заполнить унифицированную форму не составит труда, ведь сам формат бланка остается одинаковым для всех, при необходимости предприниматель может вносить в него дополнительные реквизиты, но не изменять уже существующие.
Даже если законодательство страны не предусматривает наличие официальной формы штатного расписания, наверняка его типовая форма предназначается, например, для всех бюджетных организаций, поэтому предприниматель может брать ее за основу и при необходимости дополнять. Рассмотрим более подробно структуру штатного расписания, которая применима для любого законодательства.
Первое, что указывают в штатном расписании, — это название организации. Допускается указывать как полное, так и сокращенное название. После названия организации следует номер документа. В некоторых предприятиях штатное расписание составляется чаще, чем в других, поэтому в таком случае следует ввести нумерацию для штатного расписания с дополнительным обозначением.
Далее указывается дата составления штатного расписания и срок его действия. Если документ вступает в силу не с указанной даты, дополнительно указывается графа «Штатное расписание на день/месяц/год». После даты следует утверждение документа приказом руководителя. Для этого в отдельной графе прописывают дату, номер приказа и количество штатных единиц.
Штатное расписание обязательно содержит такие разделы (графы): наименование структурных подразделений, то есть отделов, должности (профессии) отдельно по каждому отделу, количество штатных единиц, оклад (тарифная ставка), надбавки или доплаты, месячный фонд оплаты труда (или итого). В качестве дополнительной информации может указываться размер премий.
При указании структурных подразделений нежелательно использовать мало понятные иностранные слова, лучше использовать общепринятую терминологию, понятия и определения. В некоторых случаях от наименования подразделения зависит ряд льгот по выходе работника на пенсию, поэтому чтобы грамотно заполнить эту графу штатного расписания, можно использовать специальные тарифно-квалификационные справочники.
На больших предприятиях структурные подразделения разделяют на группы (руководство или административная часть, производственные и вспомогательные/обслуживающие подразделения). Иногда для удобства в штатном расписании указывают и код структурного подразделения, который показывает его место в иерархической структуре предприятия. Как правило, это относится к большим компаниям.
Графа «должность (профессия)» также заполняется в соответствии с тарифно-квалификационными справочниками той или иной страны. Последовательность заполнения этой графы зависит от конкретного предприятия, но, как правило, сначала указываются руководящие должности, затем должности заместителей, ведущих специалистов, инженерно-технического персонала, исполнителей и рабочих. В этой графе также указываются неполные штатные единицы (в долях), а также вакантные должности.
В графе о тарифных ставках указывают данные, зависящие от системы оплаты труда на предприятии. Это может быть оклад, процент от выручки и др. Размер тарифной ставки не должен быть ниже минимального размера оплаты труда, установленного законодательством. Надбавки, доплаты и премии указываются в штатном расписании либо в процентах от должностного оклада, либо в виде фиксированной суммы. Все эти данные суммируются и указываются в отдельной графе.
Подписывает составленное штатное расписание лицо, которое ответственно за его составление. Своими подписями документ заверяют главный бухгалтер, юрист или руководитель структурного подразделения, а также высший орган предприятия.
