Прежде чем приступать к составлению плана, нужно четко определиться с целью (или целями) совещания. Совещание, не имеющее четко поставленной цели, заведомо обречено на провал: это именно тот случай, когда можно обсуждать часами, но так в итоге ни к чему и не прийти просто потому, что вы не знаете, куда вам нужно прийти.
Цель должна быть сформулирована в одном, максимум в двух предложениях. Если у вас не получается четко ее сформулировать, вам рано собирать совещание: если вы сами не можете определиться с тем, что вам нужно обсудить, вы пока что не готовы это обсуждать. Целей не должно быть слишком много, не следует «распыляться» на решение множества мелких задач.
На основе цели нужно сформулировать конечный результат совещания, который будет своего рода ее материальным воплощением. Результатом может быть, к примеру, документ, официально утверждающий принятое решение. Наличие физического результата — наглядная демонстрация того, что совещание не прошло впустую, и мотивация к претворению принятого решения в жизнь.
Только на основе грамотно сформулированной цели и четко представленного конечного результата можно составлять план совещания. Если представить себе цель и результат совещания в виде вершины лестницы, то пункты плана — это ступеньки, которые ведут к этой вершине.
Первым этапом совещания всегда будет вступление. Во вступлении организатор совещания озвучивает цель и повестку дня, а также определяет регламент проведения совещания. Также на этом этапе следует выбрать человека, который будет вести протокол.
Основная часть совещания — это собственно обсуждение вопросов, стоящих на повестке дня. Каждый вопрос — это этап решения сформулированной проблемы. Именно вопросы повестки дня составляют основу плана любого совещания. Их список будет зависеть от цели совещания, так что определять вопросы вам придется самостоятельно в каждом конкретном случае.
Как и цель совещания, вопросы должны быть сформулированы кратко и четко. Их количество не должно быть чрезмерным. Если вопросов будет чересчур много, можно столкнуться с одной из двух проблем: либо вы не сможете уделить каждому вопросу достаточно времени, либо совещание слишком затянется.
В каком порядке располагать вопросы повестки дня? Разумеется, если один вопрос логически вытекает из другого, обсуждать их следует подряд. Если же порядок обсуждения не принципиален, следует руководствоваться психологическими критериями, выбирая конкретный подход в зависимости от специфики коллектива и обсуждаемых вопросов.
Так, один из подходов рекомендует сперва обсуждать наиболее легко решаемые вопросы: успех, достигнутый в начале совещания, воодушевит участников на решение более сложных проблем. Другой подход предлагает начинать с обсуждения самых важных проблем, так как в начале совещания выше концентрация внимания.
Схема обсуждения каждого вопроса стандартная: постановка вопроса, предложение вариантов и их обсуждение, выбор оптимального варианта. Даже если формат совещания подразумевает значительную вовлеченность сотрудников, последнее слово все равно должно оставаться за руководителем, иначе совещание может затянуться до бесконечности.
Наконец, на заключительном этапе организатор совещания должен подвести краткие итоги и определить дальнейшие действия участников.
Когда план составлен, нужно прикинуть, сколько времени вы готовы уделить обсуждению каждого вопроса. Разумеется, это не значит, что во время дискуссии вы будете засекать время с секундомером, но примерные временные рамки необходимы, чтобы не увлечься одним вопросом в ущерб другому. Чем важнее вопрос, тем больше времени следует выделить для его обсуждения.
План делового совещания необязательно должен быть развернутым и подробным: напротив, если он занимает больше одной страницы, значит, составлен он неправильно. Зачастую достаточно бывает схематичного плана, на составление которого у вас уйдет не более десяти минут. Но и совсем без плана обойтись нельзя: какими бы ни были ваши способности к импровизации, сложно достичь цели за максимально короткое время, если у вас нет четкого маршрута.
