Совещание — это одна из форм делового общения, которая позволяет привлечь сотрудников к процессу принятия решений. Благодаря участию в совещаниях сотрудники чувствуют себя причастными к делам фирмы, а не просто винтиками в огромной машине, и понимают, что от них тоже что-то зависит. Для руководства совещание может стать источником ценных идей не только в плане развития бизнеса, но и в плане поиска наиболее подходящих путей управления персоналом.
Но описанный в предыдущем абзаце взгляд на совещания достаточно идеализированный; всем известно, что то, как должно быть, далеко не всегда совпадает с тем, как есть на самом деле. Очень часто и сотрудники, и руководители жалуются на то, что совещания лишь отнимают время и тормозят рабочий процесс. Однако причина обычно заключается в том, что совещания организовываются и проводятся неправильно.
Во-первых, проводить совещание нужно лишь тогда, когда оно действительно необходимо, — то есть, когда существуют вопросы, которые следует обсудить с работниками. В некоторых компаниях совещания проходят ежедневно, потому что, по мнению руководителей, «дисциплинируют» сотрудников. Вот такие совещания как раз и отнимают драгоценное рабочее время, потому что ничего важного на них не решается.
Во-вторых, совещание не будет эффективным, если человек, ответственный за его проведение, к нему не подготовится. Прежде чем отправляться в плавание, капитан корабля должен проложить курс. Точно так же прежде чем проводить совещание, руководитель должен понять, зачем он собирается это делать, как именно он будет это делать и чего он хочет достичь в итоге. Вкратце можно выделить следующие этапы подготовки к совещанию.
- Четко сформулируйте цель и тему совещания, а также желаемый результат. Далеко не всегда результатом совещания должно стать решение конкретной проблемы: иногда руководителю нужно лишь получить идеи, а конечное решение он в итоге все равно будет принимать самостоятельно.
- Продумайте повестку дня. Нужно не только составить список вопросов, которые вам необходимо обсудить в течение совещания, но и решить, в каком именно порядке вы планируете обсуждать.
- Подготовьте необходимую информацию и материалы для совещания — цифры, графики, презентации и т. п. Подумайте, как удобнее будет эту информацию подать — в виде раздаточных материалов, на экране проектора или в какой-то другой форме. Часто есть смысл предложить участникам совещания ознакомиться с необходимой информацией заранее (естественно, предоставив ее).
- Составьте список работников, которые будут принимать участие в совещании. Зачастую нет смысла звать весь отдел, если эффективно помочь в решении нужных вопросов могут только отдельные специалисты. Те, чье непосредственное участие в совещании не требуется, потом смогут ознакомиться с его результатами из протокола.
- Выберите место проведения совещания в зависимости от количества участников и планируемой степени формальности совещания и заранее оповестите участников, чтобы они могли подготовиться.
Совещание, прямо как школьное сочинение, состоит из трех основных частей — вступления, основной части и заключения. Во вступлении необходимо сформулировать цель совещания и основные вопросы, которые будут рассматриваться. Также необходимо согласовать правила совместной работы. Главную тему и регламент желательно записать на доске. Необходимо также выбрать человека, ответственного за ведение протокола.
Основная часть совещания — это собственно дискуссия. К сожалению, у некоторых руководителей она превращается в монолог, что делает совещание совершенно неэффективным. Если вы хотите привлечь работников к процессу принятия решений, давайте им высказаться. Разумеется, вы можете быть с ними не согласны, но важно дать сотрудникам понять, что их мнение слышат и уважают, хотя и не всегда с ним полностью соглашаются. Даже если у вас уже есть своя позиция по обсуждаемым вопросом, не нужно с самого начала совещания навязывать ее участникам.
Наконец, в итоговой части совещания необходимо кратко суммировать сказанное и определить дальнейшие действия. Заканчивать совещание лучше на позитивной ноте, даже если поставленные цели не были достигнуты на все 100%.
Проведение совещаний — это искусство, которым, впрочем, не так уж сложно овладеть, если задаться такой целью. Главное — воспринимать совещание не как формальность или возможность покрасоваться перед подчиненными, а как инструмент совместного принятия решений.
