Офис-менеджер — это человек, который занимается организацией делопроизводства в организации или ее подразделении. Название профессии говорит само за себя: слово «менеджер» (manager) переводится с английского языка как «управляющий». Поэтому офис-менеджера можно смело называть хозяином офиса.
Список его обязанностей может варьироваться в зависимости от специфики конкретного предприятия, но основная задача остается неизменной: офис-менеджер должен обеспечить эффективное функционирование офиса. Поэтому обычно офис-менеджеру нужно быть на все руки мастером: ему приходится выполнять функции секретаря, администратора, завхоза, иногда в обязанности офис-менеджера входит также кадровое делопроизводство и первичная бухгалтерия.
Обычно офис-менеджер является своего рода связующим звеном между компанией и «внешним миром»: он отвечает на телефонные звонки и переводит их на нужных сотрудников либо передает служебную информацию тому, для кого она предназначена. Он же занимается встречей посетителей.
Также на плечи офис-менеджера ложится обеспечение документооборота компании: в его ведении находится входящая и исходящая корреспонденция, он занимается регистрацией, учетом, хранением и архивированием документов. Офис-менеджер занимается подготовкой накладных и счет-фактур, различных отчетов, оформлением заявок на оплату счетов по коммунальным платежам и аренде помещений.
Еще офис-менеджеры обычно принимают участие в подготовке совещаний и заседаний. В этом случае в их задачи может входить подготовка материально-технического обеспечения, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня. Во время самого совещания или заседания офис-менеджер может быть ответственным за ведение и оформление протокола.
В круг задач офис-менеджера часто входит подготовка проектов документов, касающихся деятельности компании, выполнение копировально-множительных работ, организация командировок сотрудников (заказ железнодорожных и авиабилетов, бронирование гостиниц), печать служебных материалов, ведение базы данных.
Еще одна важная группа обязанностей офис-менеджера — это обеспечение жизнедеятельности офиса. К этой категории обязанностей можно отнести регулярный заказ воды (а также чая, кофе, сахара и других продуктов, если это необходимо), заказ канцелярии и расходных материалов, а также их учет, хранение, выдачу и списание. Подписку на профильные периодические издания обычно также оформляет офис-менеджер.
Именно офис-менеджер в большинстве компаний должен следить за состоянием офисной оргтехники и другого оборудования. Это, разумеется, не означает, что он обязан уметь ее ремонтировать; в случае поломки его задача — вызвать специалистов для ремонта или проведения технического обслуживания. Обеспечение чистоты и порядка в офисе — тоже задача офис-менеджера.
Офис-менеджер подчиняется непосредственно руководству компании (генеральному директору, руководителю филиала и т. п.) или заместителю директора по персоналу, в некоторых случаях — руководителю отдела по персоналу. У него в подчинении могут находиться водители, курьеры, уборщицы, технические работники и т. п.
По сути, офис-менеджер — это человек, который занимается курированием работы всего офиса. Точный перечень его профессиональных обязанностей обычно зависит от размера компании. Скажем, если в крупной компании офис-менеджер скорее будет связующим звеном между сотрудниками офиса и хозяйственным отделом, то в небольшой фирме он может заменить собой весь хозяйственный отдел.
Работа офис-менеджера очень ответственная, а научиться ей можно только на практике. Большое значение для офис-менеджера имеет не столько образование (тем более, что в вузах этой профессии не учат), сколько личные качества: организаторские способности, ответственность, гибкость, тактичность, пунктуальность, терпеливость, добросовестность и др.
