Причин для смены офиса можно найти немало. Кто-то ищет комфортное помещение, другие подыскивают более скромный или, наоборот, лучший вариант. Однако в любом случае переезд буквально ставит все с ног на голову, поэтому главным заданием станет сохранение максимального порядка, благодаря которому процесс пройдет не очень болезненно. Для достижения положительного результата придется учесть каждую деталь.
Переезд начинается в тот момент, когда руководство подписывает договор о покупке или аренде нового помещения. Желательно на первом же этапе предупредить о предстоящих изменениях всех работников — они должны подготовиться заранее. В первую очередь здесь срабатывает психологический фактор. Смену места работы можно сравнить с небольшим стрессом, который может отразиться и на работоспособности человека. Поэтому надо привыкнуть к мысли о переезде и, конечно же, начать к нему подготовку.
Перед сбором вещей и их транспортировкой необходимо посетить новый офис и спланировать его будущий интерьер. Если пропустить этот шаг, то потом можно столкнуться с массой неприятностей. Например, придется расставлять мебель на скорую руку, используя свободное место нерационально. Кроме того, работы без графика или плана окажутся только в тягость, поскольку никто не будет знать своих обязанностей. Руководителям надо взять на себя роль распорядителей и предварительно дать работникам задания.
Очень помогает во время переезда график. Его надо составить с учетом возникновения осложнений и непредвиденных моментов. Если работа будет выполняться быстрее, это нисколько не помешает исполнению всех задуманных этапов. Еще одна важная деталь — учет. Нередко во время суматохи теряются важные вещи. Чтобы избежать этого, необходимо составить список всех основных вещей, которые будут транспортироваться. Для этого можно сначала определить основные категории, в которые следует занести технику, канцтовары, кухонные принадлежности, коробки с личными вещами и т. д. Также нужно записывать все пункты и указывать количество предметов в каждом из них.
Непосредственно перед переездом надо полностью подготовить новое помещение. В нем должен быть сделан ремонт, подключено электропитание, обеспечено водоснабжение. Также можно договориться об охране офиса. И только после этого стоит в него заселяться.
Перевозку вещей должна осуществлять компания, которая специализируется на этом. Не стоит доверять непрофессионалам или рассчитывать только на свои силы. С перевозчиками надо поговорить заранее, показать объем работ, планировку помещений. Тогда они смогут учесть все обстоятельства и подготовиться к переезду.
Далее каждый работник должен компактно сложить свои вещи и подписать коробки. При этом ненужные предметы лучше сразу выкидывать, чтобы не беспокоиться о лишних мелочах. В этом плане переезд — отличный способ сделать генеральную уборку и избавиться от различного мусора. Мебель надо заранее подготовить — освободить все полки, вытереть пыль. Ее можно транспортировать в собранном и разобранном виде. То, какой вариант предпочтительнее в конкретном случае, надо обсудить с грузчиками.
Как правило, для перевозки всех вещей понадобится несколько рейсов или грузовых автомобилей. Сотрудников фирмы, которая переезжает, надо разделить. Часть из них будет заниматься координацией работы в старом помещении, а другая часть укажет грузчикам, где и какую мебель ставить. После окончания работ следует сделать уборку в покинутом офисе.
Переезд внесет коррективы не только во внутреннюю жизнь офиса. Его клиентам также придется привыкнуть к нововведениям. Их надо известить о смене адреса, сообщить новый и показать схему проезда к офису. Благодаря этим мерам можно не потерять клиентов. А получить новых помогут вывески и реклама, о которых также надо позаботиться.
Если приложить усилия, смена офиса не оставит нерешенных проблем и неприятных воспоминаний. Скорость переезда окажется быстрой, для руководства процесс будет достаточно экономным, а их подчиненные смогут спокойно сесть за свои столы и приняться за работу.
