Независимо от вида официальные письма имеет схожую структуру и к их составлению предъявляются схожие требования. Прежде всего обратите внимание на фирменный бланк. Если официальное письмо отправляется по традиционной, а не электронной почте, то наличие бланка обязательно, что касается электронных официальных писем, то наличие электронной версии бланка или логотипа компании только приветствуется.
На официальном бланке предприятия размещают следующую информацию: государственный герб (если это госпредприятие), логотип, код классификации предприятия, юридический и почтовый адрес, банковские реквизиты, телефонные номера.
Согласно правилам деловой переписки, официальные письма должны быть зарегистрированы. Для этого им присваивают номер или индекс. Этот номер проставляют, как правило, в специально отведенном для этого месте, например, в верхнем левом углу под логотипом компании.
Правый верхний угол официального письма занимают координаты адресата. Сначала указывают его должность в определенной организации, а если перечисляется несколько адресатов, то их должности должны идти в иерархическом порядке (например, сначала директор, потом заместитель и начальник отдела). После указания должности в официальном письме указывают фамилии адресата, отправителя и дату составления документа. Обратите внимание, что возле фамилии отправителя предлог «от» не ставится. В электронном письме должность и фамилию адресата указывают в конце письма.
Если речь идет об официальном электронном письме, то в обязательно порядке заполняется поле «Тема». В письменной форме темой послужит указание типа письма (гарантийное письмо, извещение и др.). Тему нужно сформулировать четко, ясно и в то же время коротко, чтобы адресат мог сразу понять, о чем идет речь. Если электронное письмо важное, ему присваивают соответствующий статус (зачастую отмечают специальным знаком, который может быть в форме флажка или восклицательного знака).
Текст любого официального письма начинается с обращения. Если речь идет об одном адресате, то к нему нужно обращаться по имени и отчеству, по фамилии с дополнением «господин/госпожа» или с указанием должности, например, «Уважаемый господин директор». Когда речь идет о нескольких адресатах, можно указать, например, «Уважаемые представители компании …» или «Уважаемые господа».
Если вы направляете письмо в организацию, с котором в прошлом успешно сотрудничали, то после обращения уместно будет в одном предложении коротко засвидетельствовать о вашем отношении к адресату, например: «Наша компания выражает Вам свое почтение (признательность за) …» или «С благодарностью отмечаем …». Если же вы будете обращаться в организацию впервые или вас в прошлом не связывали деловые отношения, такого в письме можно не указывать, а сразу переходить к сути вопроса.
Непосредственно при описании вопроса официального письма, даже если речь идет об описании конфликта, всегда соблюдайте нормы вежливости и будьте тактичны. Используйте такие конструкции, например, «Обращаем Ваше внимание на …», «Настоящим письмом сообщаем Вам …» и т. д.
Выражайте свои мысли в официальном письме четко и лаконично, не указывайте общеизвестных фактов, лишних подробностей и не размышляйте над вопросом, говоря только по существу, ведь ничто так не раздражает делового человека, как пустая трата времени на чтение документа, суть которого растянута на четыре листа вместо четырех абзацев.
В большинстве видов официальных писем заключительная часть состоит из указанной с левой стороны должности отправителя и справа напротив его фамилии и инициалов с подписью, печать организации проставляют посередине. В электронном варианте официального письма допустимо заканчивать обращение фразой «С уважением» и указанием должности и фамилии отправителя.
