В течение рабочего дня наиболее важно быстро и качественно выполнять поставленные руководством задачи и потому кажется, что на такую «мелочь» как планирование рабочего времени тратить силы просто некогда. На самом деле это не так. Именно планирование времени поможет раз и навсегда избавиться от «завала» работы и распределять свои усилия эффективно.
Основные принципы планирования времени довольно просты и их под силу соблюдать всем. В первую очередь нужно признать саму необходимость планирования времени в течение рабочего дня. Когда такая простая, но очень важная истина осознана, пора переходить непосредственно к делу.
Чтобы спланировать свое рабочее время, нужно в письменном или электронном виде составить подробный план занятий, причем желательно на день вперед. По мере выполнения запланированных дел, можно вычеркивать из намеченного плана пункты. Также пункты следует вычеркивать, если дела утратили свою актуальность.
Эффективному планированию времени на рабочем месте способствует объединение мелких схожих задач в одну, но побольше. Рациональное объединение задач позволит не отвлекаться каждый раз при выполнении мелких заданий, а значит поможет сэкономить немало времени на решение более важных вопросов.
Один из основных принципов планирования времени — это расстановка приоритетов. Чтобы на практике планировать свое время в соответствии с этим принципом, нужно все дела расставить по очередности в соответствии с их приоритетом: самые важные и срочные дела должны получить наивысший приоритет, а неважные и несрочные — самый низкий. Выполнять дела следует от высшего приоритета к низшему.
Здесь очень кстати будет знаменитый принцип Парето: 20% затраченных усилий дают 80% результата, а остальные 80% - всего 20% результата. В отношении планирования рабочего времени непосредственно на каждый день это значит, что за самые сложные дела лучше браться в начале рабочего дня, сколь бы неприятными и нежеланными они ни были.
Согласно еще одному основному принципу планирования времени для каждого из запланированных дел нужно установить четкий срок реализации. При этом большие задачи, требующие значительных усилий и времени, лучше разбивать на несколько более мелких задач, постепенно выполняя каждую из них.
Во время планирования времени на рабочий день важно как можно конкретнее представлять будущие задачи и цели, выделять для каждой из задач строго определенное количество времени. Но при этом нельзя забывать и о некоторой гибкости в планах, ведь предусмотреть всего невозможно. Поэтому полезно с свой рабочий план на день включать какое-то время на разные непредвиденные дела и обстоятельства.
