Главная задача Дня свободы документов — рассказать широкой аудитории без особого технического бэкграунда о важности открытых стандартов и форматов данных. Открытые стандарты позволяют людям обмениваться информацией независимо от того, какое программное обеспечение они используют, и позволяют не привязываться к ПО конкретных разработчиков.
Многие проприетарные (несвободные) программы используют собственные форматы данных: к примеру, CDR у CorelDraw, DWG у AutoCAD, PSD у Photoshop и др. При этом некоторые проприетарные форматы можно использовать в различном ПО (например, с принадлежащим компании Adobe форматом PDF можно работать и в программах других разработчиков), а некоторые — нет.
Второй тип форматов приводит к так называемой «привязке к поставщику» (vendor lock-in), при которой определенный формат становится стандартом де-факто и может привести к появлению монополии конкретного производителя ПО. К примеру, архитектура файловой системы FAT, принадлежащая Microsoft, стала стандартом де-факто для многих носителей информации.
Таким образом, проприетарные форматы лишают пользователей свободы выбора: им приходится выбирать ПО, исходя из того, можно ли в нем работать с распространенными форматами, а не из его достоинств и недостатков. К тому же, проприетарное ПО не всем по карману.
День свободы документов был запущен в 2008 году для того, чтобы подчеркнуть важность открытых форматов для обеспечения свободы пользователей от привязки к формату и разработчику. Благодаря открытым форматам государственные органы, компании, организации и обычные пользователи могут беспрепятственно обмениваться файлами и работать с ними в тех программах, которые считают для себя наиболее удобными и доступными.
Изначально День свободы документов организовывал Европейский фонд свободного программного обеспечения, но с 2016 года координированием мероприятий занимаются волонтеры организации Digital Freedom Foundation, которая проводит или проводила другие аналогичные мероприятия: День свободы образования, День свободы ПО, День свободы аппаратного обеспечения и День свободы культуры.
На официальном сайте Дня свободы документов подчеркивается, что кампания посвящена не только тем форматам, которые первыми приходят на ум при слове «документы», то есть текстовым файлам и электронным таблицам, но и любым цифровым данным: изображениям, музыке, электронным письмам, статистическим данным и т. п.
Мероприятия в честь Дня свободы документов организовываются волонтерами в десятках стран по всему миру. К примеру, в 2021 году в числе стран, присоединившихся к кампании, были Албания, Аргентина, Венесуэла, Гана, Германия, Греция, Индия, Испания, Италия, Камбоджа, Китай, Колумбия, Куба, Мексика, Польша, Россия, Сингапур, Тайвань, Франция, Хорватия и Япония. Самым массовым был День свободы документов в 2013 году: в этот день в 30 странах прошло 60 мероприятий.